Fondamental pour la traçabilité d’un échange, l’horodatage peut être utilisé au quotidien en entreprise à des fins diverses et variées. Il est donc de plus en plus utilisé par les professionnels. Avant de découvrir son utilité, nous allons vous en dire un peu plus sur ce procédé.
L’horodatage, qu’est-ce que c’est ?
L’horodatage est un procédé qui consiste à faire l’enregistrement d’un événement en tenant compte de sa date et de son heure. De nos jours, s’il y a un exemple patent de l’horodatage, c’est la publication sur les réseaux sociaux. L’heure et la date de publication s’affichent en effet automatiquement lorsque l’information est mise en ligne.
Il en est de même pour les différents documents que vous créez et enregistrez sur votre ordinateur ou des photos que vous prenez sur votre smartphone.
Pour rendre ce procédé plus fiable au sein de l’entreprise ou dans le monde des affaires, il faut toutefois faire recours à l’horodatage certifié. Il est généré par un prestataire de service de confiance (PSCO) par l’intermédiaire d’un matériel sécurisé. Ce procédé permet de certifier l’existence d’un document numérique, à une date précise.
Il est par ailleurs une garantie pour la non-modification d’un document sauvegardé ou enregistré à une date donnée. Mais comment fonctionne-t-il ?
Fonctionnement de l’horodatage
L’horodatage se fait avec une application client. Cette dernière crée un identifiant unique pour le document ou l’information à horodater. Elle l’envoie ensuite à l’autorité d’horodatage. Toute modification de la donnée est dorénavant communiquée au serveur de l’autorité d’horodatage (AH).
L’AH combine le hachage ainsi que d’autres informations comme l’heure. Le jeton d’horodatage ou sceau est ainsi obtenu grâce à une clé privée. L’application cliente transmet le jeton en l’enregistrant dans la signature du document ou du code.
Chaque document électronique horodaté possède une empreinte unique après l’horodatage.
A quoi sert l’horodatage pour une entreprise ?
Les usages de l’horodatage sont nombreux. Il permet entre autres l’authentification des signatures électroniques et la validation à long terme.
Le Long-Term Validation (LTV)
La validation à long terme permet de confirmer la validité d’une signature lors de son application, quel que soit le statut du certificat, qu’il soit révoqué ou expiré.
Selon le logiciel de signature utilisé, il faut y adjoindre éventuellement l’horodatage certifié. Il pourra ainsi, lorsqu’il détectera l’expiration ou la révocation du certificat, considérer que cette dernière est toujours valable, lorsque la signature sera antérieure.
L’horloge intégrée à un ordinateur étant aisément modifiable, les logiciels demandent en général un horodatage certifié.
L’authentification d’une signature électronique
Les signatures électroniques connaissent un regain d’intérêt dans le monde de l’entreprise. N’ayant pas la même valeur qu’une signature manuelle, il devient donc impératif de les sécuriser par le biais de l’horodatage. Ces signatures pourront ainsi être vérifiables et remplir les critères de conformité. Les destinataires d’un document avec une signature électronique peuvent vérifier sa date et être rassurés qu’il n’ait pas été modifié.
L’horodatage d’une signature électronique renforce son intégrité. L’entreprise utilise par ailleurs moins de supports physiques et s’épargne d’ailleurs les frais liés à leur impression, leur transport, leur archivage ou leur destruction.
Cet état de choses peut en outre accélérer les prises de décision. Un document qui transite d’un parapheur à un autre prend en effet plus de temps de validation qu’un autre traité de manière électronique. Si les signataires préservent en plus leur confidentialité conformément à la réglementation européenne de la protection des données (RGPD), c’est un plus non négligeable.
En entreprise, l’horodatage a encore d’autres utilités
Au sein d’une entité comme l’entreprise, l’horodatage facilite la datation des conditions générales de vente surtout pour l’e-commerce. Certaines entreprises requièrent par ailleurs la datation de leurs créations intellectuelles ou la traçabilité de leurs transactions électroniques. L’horodatage s’avère être leur solution miracle puisqu’il permet de certifier la date ou l’heure de création d’un document ou d’une donnée.
La preuve de l’heure de réception d’une offre ou d’un courrier, la preuve de respect d’un délai contractuel ou de délais légaux, la clôture d’une enchère électronique sont autant de besoins pour lesquels l’horodatage peut être indispensable.