A l’ère du digital, la plupart des documents sont désormais au format électronique. Toutefois, le papier reste parfois incontournable. Pensez aux reçus pour votre comptabilité, aux papiers administratifs, aux certificats et aux diplômes… Sans oublier les anciens livres utiles pour les études ou le travail. Dans tous les cas, votre meilleure option est de scanner ces documents afin d’en conserver une version digitale. Si vous voulez tirer le maximum de vos numérisations, voici 3 astuces pour scanner des documents :
1. Tirez avantage de la numérisation de documents
D’abord, sachez qu’il y a plusieurs avantages à la numérisation de documents. Voici les principaux :
- Avoir une copie digitale que vous pouvez archiver en plusieurs exemplaires à différents endroits. Pratique pour éviter les pertes !
- La possibilité de partager facilement vos documents par mail ou via des plateformes de partage en ligne.
- Y accéder de n’importe où grâce au stockage dans le cloud.
- Améliorer la qualité de certains anciens documents altérés par le temps.
- Exploiter facilement le texte scanné grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR).
2. Convertissez vos JPG en PDF
Ensuite, nous vous conseillons de convertir vos fichiers JPG en PDF.
D’une part, ils seront moins volumineux grâce à la compression. Ce format portable est donc plus facile à gérer et à partager.
D’autre part, vous préserverez la qualité de l’image. En effet, à chaque ouverture et chaque transfert, une image .jpg perd sa qualité. Avec une version PDF, vous évitez alors cette détérioration progressive.
Un dernier avantage est que le PDF est bien plus adapté à la lecture que le JPG. Sachant que la plupart des documents numérisés contiennent du texte, ce format est donc plus adapté. Surtout si vous utilisez une fonction OCR.
Au moment de la numérisation, vous pouvez demander au logiciel du scanner de générer un PDF. Mais s’il crée un fichier .jpeg, pas de souci. Voici comment convertir un JPG en PDF en ligne. Il suffit d’envoyer votre JPG sur la plateforme et d’attendre qu’elle génère la version PDF. Puis téléchargez simplement votre fichier converti.
3. Scannez avec le bon outil
Pour finir, il est possible de numériser un document papier de plusieurs façons. La plus classique est d’utiliser une imprimante-scanner classique. C’est notamment pratique pour les documents qui contiennent beaucoup de pages ou des pages reliées entre elles. Mais cela nécessite d’avoir cet équipement à disposition, ce qui n’est pas toujours le cas.
Il existe aussi des mini scanners compacts. Il s’agit d’un petit appareil allongé, à peine plus gros qu’un double décimètre. Il suffit de glisser la feuille dans la fente pour la numériser. Si vous avez souvent des documents simples à scanner, mais n’avez pas besoin ou envie d’une imprimante, ce format compact est intéressant.
Enfin, on trouve désormais de nombreuses applications mobiles qui permettent de scanner un papier depuis son smartphone. La numérisation se fait alors via l’appareil photo. De ce fait, la qualité du fichier obtenu dépend en grande partie de celle de votre téléphone. Il faut aussi choisir une application qui optimise la prise de vue pour limiter autant que possible les déformations de l’image.
